Matična knjiga doma za starije: što propisuje pravilnik u Hrvatskoj i smije li se voditi digitalno?

Matična knjiga prvi je dokument koji inspekcija zatraži — i dokument oko kojeg uprave domova najčešće oklijevaju s digitalizacijom. Evidencije njege i terapije mnogi su domovi odavno prebacili u računalo, ali matična knjiga djeluje drukčije: trajna je, službena, generacijama se vodila kao uvezana knjiga s potpisom ravnatelja. Pa se postavlja pitanje: “Smijemo li i matičnu knjigu voditi digitalno, ili ona ipak mora ostati knjiga?”

Kratki odgovor: smijete. Duži odgovor otkriva nešto zanimljivije — propis koji je matičnu knjigu doista oblikovao kao fizičku knjigu prestao je važiti u listopadu 2022., a njegov nasljednik od tog aparata nije zadržao ništa. Prođimo redom.

Do 2022.: matična knjiga bila je dizajnirana kao fizička knjiga

Stari Pravilnik o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga (NN 100/15) imao je posebno poglavlje za pružatelje usluga za starije, a matičnu knjigu korisnika smještaja uređivao je do detalja (čl. 61. i 62.). Propisivao je i opće podatke o samoj knjizi:

…redni broj matične knjige, podatak o matičnim brojevima i razdoblju koje knjiga obuhvaća; osobno ime i potpis odgovorne osobe kod pružatelja usluge u vrijeme početka vođenja knjige i u vrijeme završetka vođenja knjige…

Redni broj sveska, razdoblje koje knjiga obuhvaća, potpis pri početku i završetku vođenja knjige — to je aparat fizičke, uvezane knjige koja se otvara, ispuni i zatvori. Da je zakonodavac na papir doista mislio, vidi se i po iznimci: za pomoćnu knjigu isti je pravilnik izrijekom dopuštao da se “može voditi u elektroničkom obliku” (čl. 65.) — za matičnu knjigu takve odredbe nije bilo. Otud i potječe osjećaj da matična knjiga “mora biti knjiga”: svojedobno je propis nju doista tako zamišljao.

Taj pravilnik više ne vrijedi. Nakon novog Zakona o socijalnoj skrbi (NN 18/22) donesen je novi provedbeni pravilnik, koji je stari izrijekom stavio izvan snage — s 8. listopada 2022.

Danas: propisan je sadržaj, a ne oblik

Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije i dokumentacije pravnih i fizičkih osoba koje obavljaju djelatnost socijalne skrbi (NN 113/22, izmjene NN 94/24 i NN 45/26) matičnu knjigu uređuje jednom rečenicom (čl. 10. st. 3.):

Osim dokumentacije korisnika, Obiteljski centar, dom socijalne skrbi, centar za pomoć u kući i druge pravne i fizičke osobe koje obavljaju djelatnost socijalne skrbi vode matičnu knjigu koja sadrži podatke o korisniku i podatke o usluzi iz članka 3. ovoga Pravilnika.

To je sve. Obveza vođenja postoji i dalje — matična knjiga nije ukinuta — ali propisan je isključivo sadržaj: podaci o korisniku i podaci o usluzi iz članka 3. Osobni podaci korisnika, podaci o skrbniku ili zakonskom zastupniku, smještaj prije dolaska, vrsta usluge, pravni temelj, datum početka i prestanka pružanja usluge, platitelj… Ni riječi o obliku, obrascu, stupcima, uvezu, potpisu ravnatelja ili mediju. Redni brojevi svezaka, razdoblja koja knjiga obuhvaća i potpisi pri otvaranju knjige — sve je to iz propisa nestalo, i to bez nasljednika.

Drugim riječima: dom koji podatke iz članka 3. vodi uredno, potpuno i ažurno — vodi matičnu knjigu u skladu s propisom, bez obzira na medij. Nijedan propis ne traži da to bude papir.

Država iste te podatke već prima isključivo elektronički

Tu vrijedi ponoviti razliku koju smo detaljnije obradili uz temperaturnu listu. Pravilnik razlikuje evidenciju — podatke koje dom unosi u državni sustav — i dokumentaciju s matičnom knjigom, koje dom vodi sam. Za evidenciju je oblik propisan, i to isključivo elektronički:

Evidencija se vodi u elektroničkom obliku u računalnom programu u vlasništvu Republike Hrvatske koji ustrojava Ministarstvo nadležno za poslove socijalne skrbi…

Taj sustav ima i ime: Ministarstvo je u odgovoru na zahtjev za pristup informacijama (kolovoz 2026.) potvrdilo da se službeno zove informacijski sustav socijalne skrbi — SocSkrb, a pružatelji mu pristupaju vlastitim pristupnim podacima.

A sadržaj matične knjige — podaci iz članka 3. — upravo su podaci koje ta evidencija obuhvaća. Dakle: iste podatke koje matična knjiga sadrži, država od doma već prima isključivo elektronički, u vlastitom računalnom programu. Teško je zamisliti inspekciju koja bi domu osporila digitalno vođenu matičnu knjigu, dok nadležno ministarstvo te iste podatke papirom uopće ne prima.

Za preciznost, jer je razlika važna: elektronički oblik propisan je samo za unos u državni sustav. Za matičnu knjigu koju dom vodi sam, medij nije propisan — digitalno vođenje je dopušteno, ne naloženo. Dom koji želi, smije matičnu knjigu i dalje voditi ručno; samo više nema propisa koji bi to od njega tražio. I jedno i drugo vodi se uz državni sustav, ne umjesto njega — unos u SocSkrb ostaje obveza doma, jer prema odgovoru Ministarstva sustav zasad nema sučelja za automatizirano slanje podataka iz programa drugih autora (Ministarstvo navodi da takvo povezivanje tek namjerava omogućiti, bez definiranih rokova).

A čuvanje? Digitalno gradivo je gradivo

Stari je pravilnik izrijekom propisivao da se matična knjiga čuva trajno (čl. 142. NN 100/15). Novi pravilnik takve odredbe nema — i vrijedi biti precizan: njegov čl. 11. čuvanje uređuje upućivanjem na propise o dokumentarnom i arhivskom gradivu, ali izrijekom navodi samo dokumentaciju zaprimljenih zahtjeva (čl. 9.) i dosje korisnika (čl. 10. st. 2.); matičnu knjigu iz čl. 10. st. 3. ne spominje. Rok čuvanja matične knjige danas, dakle, nije izravno propisan. To ne znači da je čuvanje proizvoljno: matična knjiga dio je dokumentarnog gradiva doma, pa za nju vrijede isti opći propisi na koje čl. 11. upućuje — prije svega Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20) — a razborita je praksa zadržati standard trajnog čuvanja koji je vrijedio do 2022. Ti propisi digitalno gradivo tretiraju kao ravnopravno: izvorno digitalno gradivo čuva se digitalno, uz pravila o formatima, sigurnosnim kopijama i vjerodostojnosti. Trajno čuvanje vezano je uz gradivo i njegovu vrijednost, ne uz papir kao medij.

Postojeće papirnate matične knjige pritom nitko ne dira — one ostaju arhivsko gradivo doma i čuvaju se kao i do sada. Odluka o digitalnom vođenju odnosi se na ono što dom upisuje od sada.

Što digitalna matična knjiga mora osigurati

Propis oblik ne određuje, ali smisao matične knjige određuje sasvim jasno: u svakom trenutku mora se pouzdano znati tko je u domu bio korisnik, po kojem temelju, od kada do kada. Digitalno vođenje taj smisao ispunjava bolje od papira ako osigurava:

1. Potpunost po članku 3. — svi propisani podaci o korisniku i usluzi na jednom mjestu, s jasnim pregledom što nedostaje.
2. Trag umjesto brisanja — podaci se ne brišu nego mijenjaju uz zabilježeno tko i kada; isti standard koji propis postavlja državnoj evidenciji (čl. 4. st. 5.) razuman je standard i za knjigu doma.
3. Ispis na zahtjev — inspektoru se matična knjiga ili list pojedinog korisnika predaje u nekoliko klikova, u obliku koji poznaje.

Upravo tako je matična knjiga izvedena u DomPlusu: sustav prati propisani sadržaj iz NN 113/22 i pokazuje potpunost po korisniku, svaki unos nosi ime i vrijeme, a knjiga se ispisuje kao cjelina, po razdoblju ili kao list pojedinog korisnika — uz izvoz u Excel. U aplikaciji uz knjigu stoji i pravni temelj s datumom zadnje provjere propisa; na sam ispis on se namjerno ne stavlja.

Umjesto zaključka

Strah od digitalizacije matične knjige naslijeđen je iz propisa koji više ne postoji. Ono što je nekad bila uvezana knjiga s potpisom ravnatelja, danas je — po slovu važećeg pravilnika — skup propisanih podataka o korisniku i usluzi, čiji medij dom bira sam. Papir je dopušten. Digitalno je dopušteno. Razlika je u tome što digitalno vođenje potpunost i urednost, koje inspekcija stvarno gleda, čini vidljivima u svakom trenutku — a ne tek kad se knjiga otvori.

Ako želite vidjeti kako digitalna matična knjiga izgleda u stvarnom radu doma, pogledajte što DomPlus pokriva i koliko košta, ili nam se javite — razgovor od 20 minuta dovoljan je za konkretnu procjenu.

Srodno: Smije li se temperaturna lista voditi digitalno? Što propisi u Hrvatskoj stvarno kažu

---

Ovaj tekst je informativni pregled propisa i ne predstavlja pravni savjet. Za primjenu na konkretan slučaj (posebno u sporu ili prema inspekciji) preporučujemo potvrdu nadležnog pravnika.

Navodi se temelje na sljedećim propisima. Ranije stanje: Pravilnik o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga, te načinu i rokovima za dostavu izvješća (NN 100/15, izmjene NN 51/21) — čl. 61. i 62. (matična knjiga za pružatelje usluga za starije), čl. 65. (pomoćna knjiga u elektroničkom obliku) i čl. 142. (trajno čuvanje). Danas: Zakon o socijalnoj skrbi (NN 18/22) i Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije i dokumentacije pravnih i fizičkih osoba koje obavljaju djelatnost socijalne skrbi (NN 113/22, izmjene NN 94/24 i NN 45/26 — potonja briše samo čl. 12. st. 3. i ne mijenja ovdje citirane odredbe) — čl. 3. (sadržaj podataka o korisniku i usluzi), čl. 4. st. 1. u tekstu izmjene NN 94/24 (elektronički oblik državne evidencije) i st. 5. (zabrana brisanja), čl. 10. st. 3. (matična knjiga) te čl. 11. (čuvanje dokumentacije iz čl. 9. i dosjea korisnika iz čl. 10. st. 2.; matičnu knjigu izrijekom ne navodi), čl. 15. (stavljanje starog pravilnika izvan snage) i čl. 16. (stupanje na snagu, 8. listopada 2022.). Uz to: Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20). Službeni naziv informacijskog sustava socijalne skrbi (SocSkrb), podatak o nepostojanju sučelja za povezivanje s programima trećih strana i namjera Ministarstva da takvo povezivanje omogući (bez rokova) potvrđeni su odgovorom Ministarstva rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike na zahtjev za pristup informacijama od 28. kolovoza 2026.